Как ставить задачи?

Задачи — новый способ гибко управлять и отслеживать все тендерные процессы — от оценки закупки до подписания акта об исполнении.

С задачами вы сможете:

• не просто назначать ответственных, но и прописывать все детали задачи
• ставить дедлайны и контролировать их соблюдение
• всецело управлять бизнес-процессом с помощью чек-листов

Задачи помогут структурировать работу над закупками, избежать нелепых ошибок и недопонимания в коллективе.

Объединив всю работу по тендерам в одном месте, вы сэкономите время и сможете отказаться от сторонних сервисов — они вам попросту больше не понадобятся.

Чтобы начать пользоваться задачами, откройте понравившийся тендер и нажмите на кнопку Новая задача. Такая кнопка теперь есть в каждом извещении.

У задачи можно:

• редактировать описание
• назначить исполнителя
• добавить дату исполнения
• настроить напоминания по времени

Чтобы настроить напоминание по времени, откройте задачу и нажмите на кнопку Срок. В открывшемся календаре выберите дату, а ниже время. Если дата уже выбрана, то время напоминания можно указать, кликнув на дату.

Для большего удобства в календаре при выборе даты подсвечиваются ключевые события. Например, дата подведения итогов, а также даты начала и окончания подачи заявок.

Все напоминания отображаются в Центре уведомлений и выглядят примерно так:

Срочные или уже просроченные задачи подсвечиваются дополнительно — огоньком.

К задаче можно также прикрепить до 15-ти документов, каждый объёмом не более 15 Мб. Загруженные файлы можно удалять, скачивать и даже просматривать онлайн.

После выполнения задачи ее можно закрыть чекбоксом, а при необходимости открыть заново.

Задачи, потерявшие актуальность, можно удалять.

Случайно удаленные задачи можно восстанавливать нажатием на кнопку Восстановить, которая отображается в течение нескольких секунд после удаления.

Задачи можно перетаскивать мышкой и разделять на смысловые подкатегории — разделы. Для этого нажмите на стрелочку рядом с кнопкой Добавить задачу и в выпадающем списке выберите опцию Добавить раздел.

Руководитель может легко отслеживать работу всего отдела

Все тендеры с задачами сохраняются в разделе Задачи в левой панели, как показано на скриншоте ниже. Новые тендеры с задачами подсвечиваются желтым цветом. Через две секунды после прочтения подсветка исчезает.

Вы, как руководитель, можете:

• больше не тратить ресурсы на перенос задач во внешние системы;
• ставить задачи и следить за их исполнением внутри Тендерплана;
• автоматизировать процессы постановки и создания задач с помощью чек-листов;
• ограничивать права сотрудников, чтобы они закрывали только свои задачи и случайно не редактировали чужие.

Сводная статистика по работе сотрудников сохраняется в виде красивых графиков в разделе Моя компания.

Вы, как руководитель, можете:

• оценить эффективность работы каждого сотрудника в разделе Моя компания;
• проанализировать объем выполненной и оставшейся работы по каждому тендеру.

Сотрудники могут быстро и удобно просматривать свою текущую работу

• через список Ответственных. Для этого в левой панели выберите ответственного (себя), а в средней панели найдите фильтр Все задачи. Выберите пункт Открытые, который покажет только те тендеры, над которыми вам предстоит поработать прямо сейчас.

• внутри разделов Мои заказчики и Мои конкуренты. В каждом из списков тендеры можно отфильтровать по типу задач: с датой, открытые, просроченные и закрытые. Все карточки тендеров с задачами также помечаются специальной иконкой.

Вы, как тендерный специалист:

• видите все свои задачи и не делаете чужой работы;
• понимаете дедлайны и можете планировать порядок выполнения задач;
• знаете, что еще нужно сделать по тендеру, видите блокирующие задачи в списке задач и легко планируете свой день;
• получаете уведомления о создании новых задач, о назначении исполнителем задачи, о наступлении срока исполнения задачи;
• можете не бояться случайно закрыть чужие задачи или отредактировать сроки, ведь для этого у руководителя есть своего рода ограничитель.

Чек-листы — новая опция, которая позволяет создавать и сохранять списки задач и еще глубже автоматизировать процесс работы с тендерами.

Чек-лист можно создать вручную, а можно настроить автоматизацию, т.е. привязать добавление чек-листа к событию или действию.

Ручные чек-листы — это своего рода шаблон, который позволяет одним действием создать целый набор однотипных задач. Больше не нужно каждый раз создавать одни и те же задачи вручную по каждому тендеру.

Такие шаблоны можно заранее настроить под различные сценарии — типы тендеров (напр., аукцион или котировка) или статусы заявки (напр., отклонили заявку или выиграли).

Такие чек-листы экономят время и нервы на рутине.

Добавлять чек-листы можно и автоматически. Автоматизация срабатывает, когда происходит какое-то значимое событие. Например, публикуется контракт или руководитель переводит работу с тендером на новый этап с помощью метки.

Это опция для самых продвинутых пользователей, у которых уже отлажен процесс работы с тендерами. С ней задачи по тендеру создаются без участия человека, а значит максимально быстро и без ошибок.

Автоматические чек-листы срабатывают, когда:

В правой верхней части блока с задачами нажмите кнопку Добавить чек-лист → Добавить новый.

При первом создании откроется информационный блок с видео — после просмотра нажмите Приступить к созданию, чтобы перейти в конструктор.

• Введите название чек-листа. Оно должно четко отражать направление деятельности, для которого этот чек-лист создается. Например, электронное актирование и приемка.
• Выберите условие добавления этого чек-листа в извещение (вручную или автоматически).
• Укажите тип размещения или закупки. По умолчанию чек-листы добавляются во всех типах закупок (например, 44-ФЗ и 223-ФЗ) и размещений (например, открытый конкурс или запрос котировок). Однако, это можно легко исправить.
• Создайте задачи. Чек-лист появляется в извещении как набор задач, поэтому добавьте хотя бы одну задачу. Такие задачи почти ничем не отличаются от обычных, но в них срок исполнения можно дополнительно привязать к текущей дате или к событиям по тендеру (начало аукциона, публикация тендера, окончание подачи заявок).

Чтобы отредактировать чек-листы, откройте нужный тендер, перемотайте до блока Задачи и нажмите на ссылку Добавить чек-лист. В открывшемся списке перейдите в настройки, как показано на скриншоте ниже.

Вы можете менять порядок чек-листов простым перетаскиванием, редактировать их и, конечно, удалять.

В Тендерплане есть еще одна интересная опция, ускоряющая работу ручными чек-листами — мультиселект. Он позволяет добавлять чек-листы массово, т.е. в несколько тендеров одновременно.

Примечание: откатить массовое добавление задач не получится — придется закрывать или удалять их вручную по одной в каждом тендере.

Для этого не нужно заходить в каждый тендер по отдельности — просто выберите несколько тендеров, нажав в фильтре на три точки, и присвойте им нужный шаблон.

В Тендерплане есть уведомления по задачам, в том числе и по тем, что создаются автоматически с помощью чек-листов. Теперь достаточно сложно пропустить новые и срочные задачи — система обязательно о них напомнит.

Все уведомления по задачам вы найдете в Центре уведомлений, а выглядеть они будут как показано на скриншоте ниже.

Если задача срочная (крайний срок ее исполнения — сегодня) или уже просрочена, то возле названия задачи появится огонек. Самое время поторопиться!

Уведомления удобно настраиваются индивидуально под каждого пользователя — задачи, за которые вы отвечаете, вы не пропустите и не задержите по времени. Уведомление придет, когда:

• в тендере с настройкой в метке появится задача
• вас назначат исполнителем задачи
• в одном из тендеров, где вы ответственный, появится задача
• сработает напоминание по текущей задаче:

Удобная механика поиска, уведомления и визуальные подсказки позволят держать процесс под контролем и быстрее находить тендеры, с которыми идёт работа.