Как работать с разделом Мои документы?

Новый раздел «Мои документы» — новый способ бороться с хаосом в документации. Загружайте сюда все документы, которые вы используете в работе — с компьютера, Яндекс Диска или Google Docs. Здесь точно ничего не потеряется.

Сохраняя все свои рабочие документы в одном месте, вы избавляете себя от лишней суеты. Больше не нужно запрашивать и пересылать файлы, вспоминать где и что лежит, искать документы по папкам и устройствам — это замедляет работу и повышает риск ошибок. Приводя в порядок свои рабочие документы, вы приведете в порядок и всю работу в вашем тендерном отделе.

Часто бывает так, что документы уже загружены в систему Тендерплан, но буквально «размазаны» по комментариям и задачам. Это сложно, ведь:

• комментариев может быть много, а в них не так-то просто найти нужный документ;
• документы могут быть разными — нужные и не очень;
• в списке может быть несколько редакций одного и того же файла.

Теперь вовсе не нужно вспоминать историю работы с тендером, вручную искать вложения и сверять версии документов — все файлы из комментариев из задач автоматически сливаются в единое пространство. Оттуда вы можете быстро перейти к первоисточнику.

Процесс поиска нужных документов усложняется, если существует несколько его вариаций или копий. Одна хранится в секретной папке на компьютере у Василия Петровича, вторая — на столе у бухгалтера в бумажном виде, а третья вообще без имени и описания потерялась в почтовом ящике. Это делает поиск практически невозможным.

Раздел Мои документы позволяет поддерживать всю документацию в актуальном состоянии и быстро находить актуальную версию, ведь в нем хранятся файлы всех сотрудников, а любой сотрудник имеет к ним доступ.

В Тендерплане есть возможность легко ограничить круг людей, которые могут работать с блоком, чтобы какой-нибудь новый сотрудник случайно не удалил и не заменил документы. Если такая подмена все-таки произойдет, вы будете точно знать, кого в этом винить. Сделать это можно в разделе Настройки → Пользователи. Наведите курсор мыши на нужного члена вашей команды, нажмите Редактировать и снимите флажок с пункта Добавление и удаление файлов в разделе Мои документы.

Виджет Мои документы теперь есть в каждом извещении. Чтобы его найти, перейдите на страницу извещения и пролистайте ее примерно до середины.

Виджет Мои документы теперь есть в каждом извещении. Чтобы его найти, перейдите на страницу извефВ виджете есть три основных раздела:

1. Документы по извещению. Сохраняйте сюда пакет документов, непосредственно относящийся к данному тендеру.
2. Документы из комментариев из задач. Сюда автоматически подтягивается всё, что ваши коллеги оставляют в комментариях и задачах. Если это вам не нужно — просто отключите в настройках того же виджета.
3. Общие документы. Тут можно складывать документы, которые могут пригодиться в работе в целом. Сделать это можно и в извещении, и в разделе Моя компания → Мои документы.

Документы по извещению и документы из комментариев и задач для каждого тендера свои, а вот общие документы показываются единым списком в каждом тендере, обеспечивая тем самым быстрый доступ к стандартным документам и шаблонам.

В раздел Мои документы можно загружать не только всевозможные виды файлов (PDF, xlsx, docx), но и ссылки на облачные сервисы. Например, с Google Docs. Для удобства адрес страницы можно заменить на название документа, иначе ссылка добавится как есть, в формате ссылки.щения и пролистайте ее примерно до середины.

Все документы имеют дату и время добавления. Рядом с каждым документом отображается аватар загрузившего его пользователя, а также иконки комментария или задачи, в которых был размещен документ.

Комментарии можно сразу же просмотреть — при наведении мышкой он отобразится во всплывающем окне, а при клике — сработает перемотка в раздел с комментариями.

Шаг 1: Специалист по тендерам готовит заявку на участие, бухгалтер — оформляет обеспечение, юрист проверяет документы и вносит корректировки, руководитель отдела оставляет финальные правки.
Шаг 2: Необходимые для подачи заявки документы крепятся в раздел Документы по извещению.

Старые версии документов, если нужно, заменяются на новые. Теперь все, что нужно для работы с конкретным тендером, собрано в одном месте. Доступ есть у всей команды.

Шаг 3: Учредительные документы крепятся в раздел Общие документы.

Старые документы заменяют новыми, а неактуальные и вовсе удаляются. Вся команда имеет доступ к актуальным версиям документов.

Шаг 4: Если в процессе обсуждений или по ходу исполнения задач рождается новый документ, то он автоматически появляется в разделе Мои документы → Из комментариев и задач.

Больше не нужно скролить комментарии или просматривать задачи одну за другой, чтобы его найти.

Шаг 5: Все готово. Время подавать заявку на площадке.