Как получать уведомления?

Мы знаем, как легко запутаться в огромном потоке тендеров и упустить важные события. Пропустил мелкое изменение в извещении — отказ в допуске. Вовремя не заметил опубликованный контракт — потерял прибыль.

Для того, чтобы вы всегда оставались в курсе важных событий по тендеру, в Тендерплане есть нотификации. С ними вы точно не пропустите сообщение от вашего коллеги и не опоздаете на запланированный аукцион.

Ниже рассказываем как настроить уведомления под себя.

Это просто и быстро.

Для каждой метки можно настроить свои уведомления. Они помогут вам вовремя узнавать о знаковых событиях из жизни тендерного отдела и точно укладываться в сроки.

Делается это в Настройках во вкладке Ключи и метки. Наведите курсор мыши на нужную метку, нажмите Редактировать и отметьте галочками нужные уведомления.

Большинство галочек уже проставлено по умолчанию, но вы можете их перенастроить под свои задачи.

Вы будете в курсе, если:

• появились новые комментарии от коллег,
• в извещении произошли изменения,
• опубликована жалоба или разъяснение,
• опубликован контракт или объявлен победитель,
• до окончания срока подачи заявок остается 2 дня,
• в метку добавлен новый тендер,
• опубликован тендер по плану-графику.

Совсем недавно мы добавили уведомления о новых задачах, а вместе с ними и напоминания об этих задачах.

В Тендерплане уведомления показываются не только для тендеров, отмеченных метками. Есть и другие уведомления, которые помогут ориентироваться в массе событий, происходящих с тендером и внутри команды.
Вы узнаете, если:

• Вас назначили ответственным за тендер. Такие уведомления приходят вне функционала меток — всегда и по любому тендеру. При снятии ответственного уведомление удаляется.
• Вас назначили ответственным за задачу. Вас уведомят, если кто-то из вашей команды поставит на вас задачу — вручную или с помощью чек-листа. 

Самый простой способ быть в курсе всех событий — следить за нотификациями в Центре уведомлений. Для этого нажмите на значок колокольчика в самой верхней части левой панели.

Подробнее о том, как там все устроено, рассказываем ниже.

Если вы большую часть дня у монитора и хотите узнавать об изменениях в момент их появления — скорее включайте показ уведомлений на рабочем столе. С ними вы точно будете в курсе всех дел в режиме реального времени. Пуш-уведомления отображаются в правом верхнем углу монитора. Дополнительно настраивать браузер для этого не нужно.

Включить отображение уведомлений на рабочем столе можно в Настройках аккаунта, как показано на скриншоте ниже.

Когда поступает много уведомлений, бывает сложно с первого взгляда разобраться, что произошло и насколько это важно.
Для того, чтобы вам было проще ориентироваться в списках тендеров, все карточки в центральной панели подсвечены разными цветами.

Каждое событие имеет свой характерный цвет:
🟨 Желтый – опубликован тендер по плану-графику
🟦 Синий — у тендера появились метка или ответственный; кто-то из коллег оставил комментарий; добавлена новая задача, сработало напоминание о ней или появился новый исполнитель
🟩 Зеленый — в тендере произошли изменения, опубликована жалоба или разъяснение
🟪 Фиолетовый — опубликован протокол, победитель или контракт
🟥 Красный — заканчивается срок подачи заявок
⬜ Серый — все прочитанные уведомления меняют цвет на серый

Однако, цветовой подсветки не всегда хватает, чтобы быстро отделить важные уведомления от второстепенных. Для этого во все нотификации, отображаемые в Центре уведомлений, мы добавили еще и специальные бейджи, уникальные для каждого типа уведомлений.

Например, в напоминании о задаче появился колокольчик, в нотификации о публикации протокола — лист бумаги с загнутым краем, а уведомление о публикации результатов тендера теперь гордо помечено кубком победителя.

Если вам поступило оповещение о новом комментарии коллеги, то часть комментария показывается прямо в окне уведомления — больше не нужно открывать извещение и искать там комментарий.

Уведомления в Тендерплане стали максимально интуитивными, разобраться с ними не составит труда даже начинающему пользователю.

В огромном потоке уведомлений (важных и не очень) легко запутаться, особенно если вы — новый пользователь. А что если мы скажем, что просматривать каждое уведомление и терять при этом время вовсе не нужно?

Отфильтруйте нотификации по типам уведомлений, чтобы видеть только интересные вам. Остальные скройте с помощью кнопки Прочитать все.

Руководитель тендерного отдела, к примеру, может следить исключительно за ходом закупки (пункты Изменения, Результаты, Подходит срок подачи заявок), а тендерный специалист — за задачами и комментариями руководителя (пункты Напоминание о задаче, Новый комментарий, Вас назначили ответственным).

Правильно настроенный фильтр сделает ленту понятнее и снизит шум, а вам позволит фокусироваться только на важном. Особенно полезна эта опция будет для активных пользователей, у которых много уведомлений и высокая нагрузка по нескольким сценариям работы.

Фильтр — это хорошо, но есть еще пара секретных способов ограничить уведомления до минимума.

Эта опция касается в первую очередь тех, кто в работе активно пользуется комментариями.

Когда работу над тендером ведут несколько человек, как правило, идет активная переписка. В потоке сообщений можно потерять не только время, но и голову. Проблема решается упоминаниями через собачку (@).

Такое персональное упоминание позволяет четко видеть, к кому обращаются в ходе переписки. Режим «Получать только персональные уведомления» отключит всё, кроме личных обращений.

Чтобы активировать эту опцию, перейдите на вкладку настройки аккаунта и активируйте галочку в пункте Получать только персональные уведомления.

Уведомление придет, если комментарий:

• адресован лично вам через @ или оставлен в ответ на ваш комментарий;
• оставлен в тендере, за который вы отвечаете;
• оставлен в отмеченном меткой тендере с установленной настройкой «Новые комментарии».

Чтобы рабочие моменты не отвлекали вас в выходной день или поздно ночью, уведомления можно ограничить по времени. Например, получать сообщения только по будням с 8:00 до 17:00.

Все эти настройки сильно упрощают коммуникацию внутри команды и при этом снижают риск упустить что-то важное среди информационного шума. Меньше времени на чтение лишнего — согласованнее процесс участия в тендере.